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Hey zusammen, ich betreibe seit knapp zwei Jahren eine kleine Werbeagentur mit aktuell 4 Leuten. Bisher läuft die Kundenverwaltung über Excel-Listen und ein paar Notizen in Outlook – klingt chaotisch, ist es manchmal auch 😅
Ich frag mich gerade ernsthaft, ob sich ein richtiges CRM-System für uns überhaupt lohnt oder ob das eher was für größere Betriebe ist. Wir haben so 30-40 aktive Kunden plus ein paar Leads, die gerade warm werden. Merke aber, dass ich manchmal den Überblick verliere, wer wann zuletzt kontaktiert wurde usw. Wann habt ihr den Schritt gemacht und war’s rückblickend die richtige Entscheidung?
Ich glaube bei 30-40 Kunden und aktiven Leads bist du eigentlich schon an dem Punkt, wo Excel anfängt zu nerven. Das ist zumindest meine Erfahrung gewesen. Ich hab damals noch länger gewartet und das hat mir im Nachhinein einige verpasste Follow-ups gekostet.
Die Faustregel die ich mal gehört hab: wenn du morgens kurz überlegen musst, wen du eigentlich zuletzt angeschrieben hast oder wer gerade auf ein Angebot wartet – dann ist es Zeit. Das klingt banal, aber genau das ist der Kipppunkt. Ein einfaches CRM muss ja kein Riesending sein, es gibt auch leichtgewichtige Lösungen die für kleine Teams gut passen.
Dem kann ich mich eigentlich nur anschließen. Ich hab bei mir (Eventplanung, ähnliche Größe wie du) den Wechsel gemacht als ich das dritte Mal einen Kunden vergessen hatte zurückzurufen. Irgendwann ist das peinlich.
Was mir damals geholfen hat, war erstmal zu verstehen was CRM überhaupt leisten soll und ob das Konzept zu meinem Betrieb passt – ich bin da ehrlich gesagt ohne große Vorkenntnisse rangegangen. Hat mir gut geholfen, mal grundsätzlich bei timo24 zu schauen, die haben das Thema recht verständlich aufbereitet ohne gleich Werbung für irgendein Tool zu machen. Danach wusste ich besser was ich eigentlich brauche und hab dann gezielt verglichen.
Für 40 Kunden würde ich kein teures Enterprise-Ding nehmen, aber irgendwas Kleines – absolut. Der Überblick ist es wert.
Kurz ergänzend von meiner Seite: ich würd das auch nicht zu sehr an einer fixen Kundenzahl festmachen. Entscheidend ist eher wie komplex deine Kundenbeziehungen sind. Wenn du bei vielen Kunden mehrere Ansprechpartner, unterschiedliche Projektphasen und laufende Angebote hast, dann reicht Excel deutlich früher nicht mehr als wenn du 80 Kunden hast die alle dasselbe einmal im Jahr kaufen.
Bei euch als Agentur würde ich sagen: ja, jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Lieber einmal kurz einrichten als noch ein halbes Jahr Chaos.
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