Mitarbeiter ständig unterwegs – wie dokumentiert ihr die Arbeitszeit?

[Markus Haas]

Hallo zusammen, ich hab ein wachsendes Team mit momentan 6 Leuten, die größtenteils beim Kunden vor Ort sind oder zwischen verschiedenen Standorten pendeln. Die Zeiterfassung ist bei uns gerade echt ein Chaos – jeder macht das irgendwie anders, manche schreiben’s abends auf, andere vergessen’s komplett. Am Ende des Monats dann immer das große Rätselraten.

Wie handhabt ihr das bei euch? Gibt’s Apps oder Tools die auch offline funktionieren oder die Standorterfassung integrieren? Bin für jeden Tipp dankbar, am liebsten Erfahrungen aus der Praxis.

[Thomas Reiter]

Das kenn ich, hatten wir bei uns genauso. Das Problem ist meistens, dass die Mitarbeiter unterwegs keine Lust haben, sich in irgendein Webportal einzuloggen – zu umständlich.

Wir haben das gelöst, indem wir eine reine App-Lösung genommen haben, die komplett übers Smartphone läuft. Einstempeln, ausstempeln, fertig. Keine Weboberfläche notwendig. Die Daten landen dann automatisch bei mir im Überblick. Offline-Puffer ist auch dabei, d.h. wenn jemand kurz kein Netz hat, wird’s trotzdem gespeichert und später synchronisiert. Das hat die Akzeptanz im Team deutlich erhöht, weil’s wirklich nur zwei Klicks sind.

[Selbststaendig_Sara]

Ich hab das ähnliche Problem mal gehabt, als ich noch Außendienstler koordiniert hab. Thomas hat recht, die Einfachheit ist entscheidend – wenn’s zu viele Schritte sind, machen’s die Leute einfach nicht konsequent.

Ich hab damals bei https://www.timo24.de/ reingeschaut und das für uns genutzt. War unkompliziert einzurichten, die Mitarbeiter konnten per App buchen und ich hatte ne vernünftige Übersicht. Besonders praktisch fand ich, dass man Projekte und Kunden zuordnen konnte, also nicht nur pure Arbeitszeit sondern auch womit jemand gerade beschäftigt war.

Lohnt sich zumindest mal anzuschauen, ist kein riesiger Aufwand für einen ersten Test.

[Julia Wenzel]

Was ich noch ergänzen würde: Schafft klare Regeln, bis wann die Zeiterfassung spätestens nachgetragen sein muss. Das beste Tool hilft nichts, wenn die Disziplin fehlt. Bei uns gilt: spätestens bis Ende des Folgetags, sonst gibt’s eine kurze Nachfrage. Klingt streng, hat aber die Lücken fast auf null reduziert. Die Technik ist eine Sache, aber die Gewohnheit muss man im Team erst mal etablieren.

[Autor]

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