Projekte abrechnen ohne Excel – womit macht ihr das?

[Gruender_Jan]

Ich bin seit etwa einem Jahr selbstständig als Webdesigner und rechne meine Projekte bisher komplett über Excel ab. Stundenzettel, Leistungsübersichten, Rechnungen – alles manuell zusammengebastelt. Es funktioniert irgendwie, aber je mehr Projekte dazukommen, desto unübersichtlicher wird das Ganze. Letzte Woche hab ich fast vergessen, einem Kunden eine Position in Rechnung zu stellen, weil sie irgendwo in einer verschachtelten Tabelle verschwunden war.

Wie macht ihr das bei euren Projekten? Gibt es Software, die das vernünftig abbildet – also Zeiterfassung, Leistungen sammeln und dann direkt zur Rechnung? Was nutzt ihr konkret?

[Thomas Reiter]

Kenn ich, dieses Excel-Chaos. Ich hab lange dasselbe gemacht und irgendwann den Überblick verloren, was ich welchem Kunden noch schulde bzw. was noch offen ist.

Wichtig finde ich, dass die Software die Zeiten direkt einem Projekt zuordnet und man dann per Klick eine Rechnung daraus erzeugen kann – ohne nochmal alles abtippen zu müssen. Das war für mich das entscheidende Kriterium. Schau dir mal Tools an, die speziell auf Projektabrechnung ausgerichtet sind, nicht nur auf Buchhaltung allgemein. Die meisten Buchhaltungstools können das nämlich eher schlecht.

[Julia Wenzel]

Ich hab das Problem vor gut zwei Jahren gehabt, als meine Agentur gewachsen ist und ich auf einmal fünf Projekte gleichzeitig hatte. Excel war irgendwann schlicht nicht mehr tragbar.

Bin dann über eine Empfehlung aus einem anderen Forum auf timo24 gestoßen und hab das seitdem im Einsatz. Gefällt mir vor allem, weil man Zeiten direkt dem Projekt zubucht und die Abrechnung am Ende wirklich ohne großen Aufwand rausgeht. Nichts Riesiges, eher übersichtlich gehalten – aber genau das hat für mich gepasst. Lohnt sich zumindest mal reinzuschauen.

[Markus Haas]

Grundsätzlich würde ich empfehlen, erst mal zu schauen wie viele Projekte du im Monat hast und ob du solo bist oder Mitarbeiter/Subunternehmer koordinierst. Das bestimmt ziemlich stark, wie komplex das Tool sein muss.

Für Solo-Selbstständige reicht oft schon was Schlankes völlig aus. Sobald mehrere Leute Zeiten buchen müssen, wird’s dann schon aufwändiger. Aber in jedem Fall: von Excel weg ist eigentlich immer der richtige Schritt, du sparst allein durch die Automatisierung bei der Rechnungserstellung schon merklich Zeit.

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